Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Oggetto e ambito dell’informativa

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato attraverso il sito e i servizi RoomUpItalia, inclusi registrazione, profili, pubblicazione e ricerca di annunci, gestione degli immobili e delle camere, richieste di contatto, candidature, preferiti, verifiche, assistenza, segnalazioni e strumenti di sicurezza.

L’informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

• Denominazione: [[DENOMINAZIONE_TITOLARE]]
• Forma giuridica: [[FORMA_GIURIDICA]]
• Sede legale: [[SEDE_LEGALE]]
• Codice fiscale e/o partita IVA: [[CODICE_FISCALE_PIVA]]
• REA, se applicabile: [[REA_OPZIONALE]]
• Email generale: [[EMAIL_CONTATTO]]
• Email dedicata alla privacy: [[EMAIL_PRIVACY]]
• PEC: [[PEC]]
• Telefono: [[TELEFONO]]

Il Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD) è: [[DPO_O_NON_DESIGNATO]].

3. Categorie di interessati

La presente informativa riguarda:

• persone che visitano il sito;
• persone registrate che cercano un alloggio;
• proprietari, locatori, sublocatori, delegati e professionisti che pubblicano annunci;
• candidati, inquilini e soggetti coinvolti nelle richieste di locazione o sublocazione;
• persone che contattano l’assistenza o inviano segnalazioni;
• rappresentanti, delegati e soggetti indicati nei documenti forniti per le verifiche.

4. Dati personali trattati

4.1 Dati di registrazione e account

Possiamo trattare nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, ruolo scelto, password conservata esclusivamente in forma hash, stato dell’account, date di registrazione e accesso, consensi e versioni dei documenti legali accettati.

4.2 Dati del profilo

Possiamo trattare fotografia o avatar, biografia, città, preferenze del profilo, indicatori di completezza, stato delle verifiche e informazioni che l’utente decide di rendere visibili agli altri utenti.

4.3 Dati di verifica

Per verificare email, telefono, identità, titolarità o autorizzazione relativa a un immobile e affitti conclusi, possiamo trattare codici OTP, esiti delle verifiche, documenti di identità, deleghe, documentazione relativa all’immobile o al contratto e note del personale autorizzato.

I documenti sono accessibili soltanto al personale autorizzato e sono conservati per il tempo strettamente necessario alla verifica, alla gestione di contestazioni o all’adempimento di obblighi di legge. Quando il sistema prevede la cancellazione del documento dopo la decisione, ne può rimanere il solo esito della verifica e, ove necessario, l’impronta crittografica utilizzata per prevenire duplicazioni o manomissioni.

4.4 Dati relativi a immobili e annunci

Possiamo trattare indirizzo, città, zona, coordinate geografiche, tipologia e caratteristiche dell’immobile, numero di camere e posti letto, fotografie, descrizioni, canoni, depositi, spese, disponibilità, regole della casa, servizi, documentazione e stato di pubblicazione o verifica.

L’indirizzo completo dell’immobile non viene reso pubblico salvo scelta espressa dell’utente o necessità connessa al servizio. Possono essere pubblicate informazioni geografiche approssimative, come città e zona.

4.5 Interazioni tra utenti

Possiamo trattare preferiti, richieste inviate o ricevute, messaggi, appuntamenti, note, esiti delle candidature, periodi richiesti, conferme di affitti, segnalazioni, recensioni e cronologia delle comunicazioni effettuate tramite la piattaforma.

4.6 Assistenza e reclami

Possiamo trattare oggetto e contenuto dei ticket, allegati, risposte, priorità, categoria, stato della richiesta e dati tecnici necessari a ricostruire il problema.

4.7 Dati tecnici e di sicurezza

Possiamo trattare indirizzo IP, data e ora, user agent, identificativi di sessione, log di accesso, tentativi di registrazione e autenticazione, eventi di sicurezza, audit log, informazioni sul dispositivo e dati necessari a prevenire abusi, frodi, accessi non autorizzati e contenuti illeciti.

4.8 Dati provenienti da terzi

Possiamo ricevere dati da altri utenti, da soggetti che inviano segnalazioni, da fornitori di verifica, email, SMS, hosting, mappe o sicurezza e, nei limiti consentiti, da fonti pubbliche utilizzate per verificare informazioni dichiarate.

5. Finalità e basi giuridiche

5.1 Creazione e gestione dell’account

Finalità: registrare l’utente, consentire l’accesso, gestire il profilo, fornire le funzioni richieste e mantenere la sicurezza dell’account.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’utente, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

5.2 Pubblicazione, ricerca e gestione degli annunci

Finalità: consentire la creazione e gestione di immobili, camere e annunci, mostrare i contenuti pubblici, permettere ricerche, preferiti, candidature e comunicazioni tra utenti.

Base giuridica: esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali richieste dall’utente.

5.3 Verifica di email, telefono, identità, immobili e affitti

Finalità: aumentare l’affidabilità della piattaforma, prevenire truffe, verificare dichiarazioni rilevanti e mostrare badge o stati di verifica.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto; legittimo interesse del Titolare e degli utenti alla sicurezza e alla prevenzione delle frodi, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR; adempimento di obblighi legali quando applicabile.

Le verifiche non costituiscono una garanzia assoluta sull’identità, sulla solvibilità, sulla titolarità dell’immobile, sulla validità del contratto o sull’assenza di frodi.

5.4 Sicurezza, prevenzione di abusi e moderazione

Finalità: proteggere utenti, infrastruttura e dati; individuare account falsi, accessi anomali, contenuti vietati, duplicazioni, tentativi di truffa e violazioni dei Termini.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare e degli utenti alla sicurezza del servizio; adempimento di obblighi previsti dalla legge, incluso il Regolamento (UE) 2022/2065 quando applicabile.

5.5 Assistenza, reclami e segnalazioni

Finalità: rispondere alle richieste, gestire controversie, segnalazioni di contenuti o comportamenti illeciti, contestazioni e richieste di esercizio dei diritti.

Base giuridica: esecuzione del contratto; legittimo interesse alla corretta gestione del servizio e alla tutela dei diritti; obbligo legale quando applicabile.

5.6 Adempimenti legali e difesa dei diritti

Finalità: adempiere a obblighi fiscali, amministrativi, giudiziari e di pubblica sicurezza; rispondere ad autorità; accertare, esercitare o difendere un diritto.

Base giuridica: obbligo legale e legittimo interesse alla difesa dei diritti.

5.7 Comunicazioni di servizio

Finalità: inviare conferme, codici di verifica, avvisi di sicurezza, aggiornamenti su richieste e modifiche sostanziali del servizio o dei documenti legali.

Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse alla corretta gestione del servizio. Queste comunicazioni non sono promozionali.

5.8 Marketing

Finalità: inviare, solo se richiesto, comunicazioni promozionali, sondaggi e aggiornamenti non indispensabili al servizio.

Base giuridica: consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

5.9 Statistiche e miglioramento del servizio

Finalità: analizzare in forma aggregata l’uso del servizio, correggere errori e migliorare interfaccia, sicurezza e funzionalità.

Base giuridica: legittimo interesse quando i dati sono aggregati o gli strumenti sono assimilabili a quelli tecnici; consenso preventivo quando sono utilizzati strumenti di tracciamento non tecnici.

6. Conferimento dei dati

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare l’account o utilizzare la funzione richiesta. Il mancato conferimento può impedire la registrazione, la pubblicazione di annunci, l’invio di richieste o l’esecuzione delle verifiche.

I dati facoltativi, inclusi immagine profilo, biografia e consenso marketing, possono essere omessi senza impedire l’uso delle funzioni essenziali, salvo che una specifica funzione richieda tali dati.

7. Dati pubblici e comunicazione agli altri utenti

Annunci, immagini, nome visualizzato, avatar, città, zona, caratteristiche dell’alloggio e badge di verifica possono essere resi visibili agli altri utenti e, per le pagine pubbliche, ai motori di ricerca.

I dati presenti nelle pagine pubbliche possono essere memorizzati temporaneamente nelle cache dei motori di ricerca e di altri servizi. La loro rimozione da tali sistemi può richiedere tempi non controllabili direttamente da RoomUpItalia.

Quando un utente invia una richiesta o una candidatura, i dati necessari vengono comunicati al destinatario affinché possa valutarla e rispondere. Gli utenti devono utilizzare tali dati esclusivamente per la finalità per cui sono stati ricevuti e nel rispetto della normativa applicabile.

8. Badge, punteggi e indicatori

RoomUpItalia può mostrare indicatori relativi a completezza del profilo, verifiche di contatto e identità, immobili, annunci e affitti verificati.

Questi indicatori descrivono controlli limitati effettuati dalla piattaforma e non rappresentano certificazioni legali, garanzie di affidabilità economica, assenza di rischi o approvazione del contenuto di un contratto.

Gli indicatori possono essere calcolati automaticamente sulla base dei dati presenti nel database. Le decisioni che producono effetti giuridici o incidono in modo analogo significativamente sull’utente non sono adottate esclusivamente mediante trattamento automatizzato senza un adeguato intervento umano, salvo diversa informativa e base giuridica.

9. Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da:

• personale e collaboratori autorizzati del Titolare;
• fornitori di hosting e infrastruttura: [[HOSTING_PROVIDER_E_PAESE]];
• fornitori email: [[EMAIL_PROVIDER_E_PAESE]];
• fornitori SMS o OTP, se attivati: [[SMS_PROVIDER_E_PAESE]];
• fornitori di mappe e geocodifica: [[FORNITORE_MAPPE_E_GEOCODIFICA]];
• fornitori di statistiche o analytics: [[FORNITORI_ANALYTICS_O_NESSUNO]];
• consulenti tecnici, legali, fiscali e di sicurezza vincolati alla riservatezza;
• altri utenti, nei limiti necessari alle funzioni richieste;
• autorità pubbliche e soggetti legittimati dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto del Titolare sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR, ove applicabile. Alcuni fornitori possono operare come titolari autonomi per i propri trattamenti.

10. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

[[TRASFERIMENTI_EXTRA_SEE_O_NESSUNO]]

Quando i dati sono trasferiti verso Paesi privi di una decisione di adeguatezza, il trasferimento avviene mediante garanzie appropriate, come le clausole contrattuali standard della Commissione europea, e con eventuali misure supplementari richieste dalla normativa.

11. Tempi di conservazione

I dati sono conservati secondo i principi di necessità, proporzionalità e limitazione della conservazione.

• Account e profilo: per la durata dell’account e, dopo la chiusura, per [[PERIODO_ACCOUNT_DOPO_CHIUSURA]], salvo necessità di conservazione più lunga per obblighi di legge o difesa dei diritti.
• Consensi e accettazioni legali: per il periodo necessario a dimostrare la corretta acquisizione e per i termini di prescrizione applicabili.
• Annunci, immobili, candidature e messaggi: per il tempo necessario al servizio; dopo chiusura o cancellazione possono essere archiviati o limitati per gestire contestazioni, sicurezza e obblighi legali.
• Documenti di verifica: per il tempo strettamente necessario alla verifica e alle eventuali contestazioni; successivamente sono cancellati o resi non accessibili, salvo obbligo di legge.
• Ticket e segnalazioni: per il tempo necessario alla gestione e successivamente per i termini utili alla difesa dei diritti.
• Log di sicurezza, accesso e audit: per [[PERIODO_LOG_SICUREZZA]], salvo eventi di sicurezza o richieste dell’autorità che richiedano una conservazione ulteriore.
• Dati fiscali o contabili, se presenti: per i periodi previsti dalla legge.
• Backup: fino alla normale rotazione dei sistemi di backup; durante tale periodo i dati sono isolati e ripristinati soltanto in caso di necessità.

Alla scadenza, i dati vengono cancellati, anonimizzati o sottoposti a limitazione dell’accesso.

12. Sicurezza

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui controllo degli accessi, password memorizzate in forma hash, protezione delle sessioni, registrazione degli eventi amministrativi, limitazione dei tentativi, cifratura dei canali di comunicazione, separazione dei documenti riservati dall’area pubblica e procedure di gestione degli incidenti.

Nessun sistema è totalmente immune da rischi. Gli utenti devono proteggere le credenziali, utilizzare password uniche e segnalare tempestivamente accessi sospetti.

13. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito utilizza cookie tecnici e identificativi di sessione necessari per autenticazione, sicurezza, preferenze essenziali e funzionamento dei moduli. Tali strumenti non richiedono consenso quando sono strettamente necessari.

Eventuali cookie o strumenti non tecnici, inclusi analytics non assimilabili ai tecnici, profilazione o marketing, saranno attivati soltanto dopo aver fornito un’informativa specifica e raccolto il consenso quando richiesto.

Configurazione attuale degli strumenti non tecnici: [[COOKIE_NON_TECNICI_O_NESSUNO]].

14. Servizi di mappe e risorse esterne

Alcune pagine possono utilizzare servizi di mappe, geocodifica o distribuzione di risorse tecniche. Quando il browser si collega direttamente a un fornitore esterno, tale fornitore può ricevere indirizzo IP, data e ora, user agent e URL richiesto.

Prima della pubblicazione devono essere indicati i fornitori effettivi e valutata la possibilità di ospitare localmente le risorse tecniche per ridurre la comunicazione di dati a terzi.

15. Minori

Il servizio è destinato a persone che hanno compiuto 18 anni e possiedono la capacità di concludere validamente i presenti Termini. RoomUpItalia non raccoglie intenzionalmente dati di minori registrati.

Se il Titolare viene a conoscenza di un account appartenente a un minore, può sospenderlo e cancellare i dati, fatti salvi gli obblighi di legge e le esigenze di tutela del minore.

16. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• revoca del consenso, senza pregiudicare i trattamenti precedenti;
• informazioni sulle garanzie utilizzate per i trasferimenti internazionali;
• intervento umano, espressione della propria opinione e contestazione di decisioni esclusivamente automatizzate, quando applicabile.

La richiesta può essere inviata a [[EMAIL_PRIVACY]]. Per proteggere l’account, il Titolare può chiedere informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente.

17. Reclamo all’autorità di controllo

L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede, lavora o ritiene si sia verificata la violazione.

Il sito istituzionale del Garante italiano è www.garanteprivacy.it.

18. Segnalazioni di contenuti illeciti e richieste delle autorità

Le segnalazioni relative a contenuti o comportamenti potenzialmente illeciti possono essere inviate tramite il Centro assistenza o all’indirizzo [[EMAIL_SEGNALAZIONI_LEGALI]].

Il Titolare può conservare e comunicare dati alle autorità quando ciò sia richiesto dalla legge o necessario per prevenire un pericolo, tutelare gli utenti o difendere un diritto.

19. Modifiche dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per modifiche normative, tecniche o organizzative. Ogni versione riporta una data e resta consultabile nello storico. In caso di modifiche rilevanti, gli utenti registrati saranno informati con modalità adeguate e, quando necessario, sarà richiesta una nuova presa visione o un nuovo consenso.

20. Contatti

Per informazioni sul trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti:

• Email privacy: [[EMAIL_PRIVACY]]
• PEC: [[PEC]]
• Indirizzo postale: [[SEDE_LEGALE]]

Per assistenza ordinaria utilizzare il Centro assistenza RoomUpItalia.